謹防失泄密！機關(guān)、單位如何做好檔案數字化外包服務(wù)管理→
編輯：2023-06-16 14:26:09
隨著(zhù)信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理逐步實(shí)現由傳統管理模式向信息化管理模式過(guò)渡，數字化檔案資源逐漸占據重要地位，而基于檔案工作發(fā)展的實(shí)際需求，越來(lái)越多的機關(guān)、單位積極推進(jìn)檔案數字化建設工作。
當前，機關(guān)、單位的檔案數字化工作大多采取第三方服務(wù)外包的形式開(kāi)展，檔案數字化服務(wù)外包在工作效率、專(zhuān)業(yè)程度上有較好的保障，但在安全保密管理上仍然存在一定的風(fēng)險隱患，需要引起大家重視。
究竟什么是
檔案數字化外包服務(wù)呢？
小密來(lái)為你解答
主要是指檔案管理部門(mén)為了順應檔案信息化建設形勢要求，由專(zhuān)業(yè)檔案服務(wù)公司承擔檔案數字化業(yè)務(wù)，利用自身的數字掃描存儲、多媒體、計算機等技術(shù)，對傳統檔案資源進(jìn)行掃描、加工與處理的一種檔案業(yè)務(wù)處理模式。
檔案數字化外包服務(wù)
存在哪些風(fēng)險隱患呢？
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檔案數字化工作主要是將傳統載體的檔案進(jìn)行掃描形成數字資源，從實(shí)際情況來(lái)看，機關(guān)、單位檔案數字化工作主要以紙質(zhì)檔案為主，實(shí)體檔案管理安全風(fēng)險主要存在以下幾個(gè)方面： 檔案機構進(jìn)行數字化的檔案多為長(cháng)期累積的“歷史”檔案，年代久遠，部分檔案紙張本身就已經(jīng)脆化，在數字化過(guò)程中容易遭到損害。 檔案掃描需履行規范的出庫、入庫手續，需要認真核對檔案的數量，但仍存在因數量核對不準造成的檔案排列順序錯亂、檔案丟失的情況。 掃描過(guò)程中需要對成卷的案卷進(jìn)行拆分，單個(gè)案卷掃描完成后還需對案卷進(jìn)行重新安裝，這一過(guò)程中可能存在順序錯亂、單頁(yè)遺失等情況，難以保證檔案的完整性。
檔案信息泄露是開(kāi)展檔案數字化建設需要重點(diǎn)關(guān)注的風(fēng)險之一，檔案信息泄密風(fēng)險主要體現為幾個(gè)方面： 一方面，檔案在數字化掃描過(guò)程中，信息能夠被非本單位檔案管理人員獲取，存在因人員保密意識不強造成的信息泄露。 另一方面，將紙質(zhì)檔案轉換為圖像信息再轉換為數字信息，可能存在信息失真的情況，與紙質(zhì)檔案相比，檔案數據信息存在易更改性、可拷貝、可遷移，且不留痕跡、難以辨別真假，檔案數據信息的這些特點(diǎn)也增加了泄密風(fēng)險。 此外，數字化管理階段，檔案數據容易遭受黑客、病毒攻擊，一旦檔案管理系統遭受損害，檔案數據就面臨泄密威脅。因此，強化檔案信息安全管理十分必要。
信息技術(shù)的不對稱(chēng)性導致質(zhì)量評估難題。檔案信息數字化是一項專(zhuān)業(yè)性較強的業(yè)務(wù)，外包之后數字化的質(zhì)量由外包公司自我控制，檔案部門(mén)目前主要集中在驗收階段對質(zhì)量進(jìn)行集中檢查。 但是檔案部門(mén)在人員不足，技術(shù)不專(zhuān)，數據量又較大的情況下，不可能對已數字化的檔案信息進(jìn)行一一校對，只能抽檢，這就很難對外包的質(zhì)量進(jìn)行詳細、嚴格的驗收。 從另一個(gè)層面來(lái)講，即使檔案部門(mén)配備足夠的人員進(jìn)行驗收，由于雙方所處地位不同而帶來(lái)的專(zhuān)業(yè)技能與信息的不對稱(chēng)，同樣也有可能會(huì )造成數字化業(yè)務(wù)的質(zhì)量打折扣。
檔案管理部門(mén)構建的制度體系主要涉及檔案的保密制度、檔案數字化操作流程、檔案數字化的技術(shù)指標、突發(fā)事件的應急處理、檔案信息泄露的懲罰機制等等。對數字化各個(gè)細節作出明確要求以增強實(shí)踐的可操作性，減少檔案的安全風(fēng)險。 檔案管理部門(mén)要建立檔案數字化外包服務(wù)中的信息安全保密制度，與外包服務(wù)公司簽訂保密協(xié)議，在檔案數字化外包服務(wù)完成以后，確保所有的檔案信息存儲設備和處理設備都作安全技術(shù)處理，檔案數字化外包服務(wù)公司和人員不得私自保留任何檔案信息資料，使檔案數字資源安全得到有效保障。 檔案管理部門(mén)應強化對數字化加工現場(chǎng)的管理，安裝視頻監控系統及防火、防水設備；配備門(mén)禁系統，禁止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入加工場(chǎng)所；配備專(zhuān)業(yè)的檔案柜，用于檔案的臨時(shí)存放；采用技術(shù)手段，對USB等外接接口實(shí)施禁用；操作人員的手機、相機、U盤(pán)等設備不準帶入加工場(chǎng)所；涉及檔案交接的環(huán)節均由專(zhuān)人負責辦理交接手續；對檔案數字化成果交接過(guò)程進(jìn)行嚴格監督。
檔案管理部門(mén)在檔案外包過(guò)程中應與外包公司簽訂完善的業(yè)務(wù)合同，主要包括外包模式、工作內容、質(zhì)量要求、人員培訓、服務(wù)報酬、責任劃定、知識產(chǎn)權歸屬、違約后果、驗收標準、保密協(xié)定、后續服務(wù)等。 當出現問(wèn)題時(shí)，外包公司需提供技術(shù)支持服務(wù)和維護服務(wù)等，全方位響應需求，由此加強對后續過(guò)程中的風(fēng)險控制。
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